Praxisbericht: Microsoft 365 in der Kommune.

Die Bestandsaufnahme zeichnete das Bild, das wir aus vielen Häusern kennen. Der Exchange lief seit Jahren zuverlässig, aber am Anschlag. Postfächer wurden regelmäßig von Hand aufgeräumt, Archivdateien lagen verstreut auf lokalen Platten, und wer von zu Hause arbeiten wollte, brauchte Geduld und Sonderwege. Ein Ersatzserver hätte das Grundproblem nur vertagt: Auch die nächste Hardware altert, auch die nächste Kaufversion bekommt ein Ablaufdatum. Welche Fristen der Hersteller gesetzt hat, haben wir im Beitrag Office läuft aus: Wechseln, aber richtig zusammengetragen.

Die Entscheidung fiel trotzdem nicht im Hauruck-Verfahren. Gemeinsam mit der Verwaltungsleitung und dem Datenschutzbeauftragten haben wir zuerst geklärt, welche Daten überhaupt in die Cloud dürfen. Das Ergebnis war der hybride Weg, der sich für Kommunen bewährt. Mail, Kalender und Zusammenarbeit ziehen zu Microsoft 365, Fachverfahren und sensible Register bleiben im Haus. Das Konzept war so formuliert, dass es auch im Gremium ohne IT-Vorwissen trug. Genau daran scheitern solche Projekte sonst zuerst.

Der größte Fehler bei Migrationen ist der große Stichtag. Freitags alter Server aus, montags neue Welt an, und wehe, etwas klemmt. Wir planen anders. Die Postfächer ziehen in Etappen um, abends und am Wochenende, und der alte Exchange bleibt als Rückfall angeschlossen, bis die neue Umgebung sich nachweislich bewährt hat.

Konkret hieß das. Erst eine kleine Testgruppe quer durch die Ämter, dann Abteilung für Abteilung. Jede Etappe wurde vorher angekündigt, jede Kollegin und jeder Kollege wusste, wann das eigene Postfach umzieht und woran man es merkt. Meistens merkte es niemand.

Der Umzug passiert abends und am Wochenende. Am Morgen danach arbeiten alle normal weiter, nur eben in der neuen Umgebung.

Woche eins gehörte dem Fundament: Microsoft-365-Umgebung einrichten, EU-Datenstandort festlegen, zweiten Faktor für alle Anmeldungen vorbereiten, Lizenzen zuordnen. Am Ende der Woche zog eine Testgruppe von fünf Postfächern um, bewusst gemischt aus Vorzimmer, Bauamt und Kämmerei. Diese Gruppe arbeitete mehrere Tage in der neuen Umgebung und lieferte die Rückmeldungen, die kein Testplan ersetzt. Zwei Dinge fanden sich nur so. Ein Multifunktionsdrucker, der seine Scans noch über den alten Server verschickte, und Kalenderfreigaben, die nach dem Umzug neu geordnet werden wollten. Beides war in einer Stunde gelöst, weil es früh auffiel. Genau dafür ist die Testgruppe da.

Woche zwei war die Fleißarbeit: Die übrigen Postfächer, in Etappen abends und am Wochenende, Amt für Amt. Parallel lief der erste von zwei kompakten Schulungsterminen, direkt am eigenen Arbeitsplatz statt am Beamer-Schaubild.

Woche drei brachte den Abschluss. Die Dateiablage, die letzten Sonderfälle wie Funktionspostfächer und Raumkalender, dazu der zweite Schulungstermin für alle, die beim ersten fehlten oder Fragen nachlegen wollten. Der alte Exchange blieb als Sicherheitsnetz stehen und wurde erst abgeschaltet, als nachweislich nichts mehr an ihm hing.

Nach rund drei Wochen war der Umzug durch. Kein Arbeitsplatz stand still, keine Mail ging verloren, und der Publikumsverkehr lief an jedem einzelnen Tag normal weiter.

Für eine Verwaltung ist die Technik nur die halbe Migration. Die andere Hälfte ist das Datenschutzkonzept, und das stand hier nicht am Ende, sondern am Anfang. Drei Bausteine gehörten dazu. Erstens die Verträge. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Microsoft und die Aufnahme ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Zweitens die Konfiguration. EU-Datenstandort, begrenzte Diagnosedaten, zweiter Faktor bei jeder Anmeldung. Drittens die Abgrenzung. Fachverfahren und sensible Register bleiben im Haus, und diese Grenze ist dokumentiert statt gefühlt.

Der Datenschutzbeauftragte war von der ersten Bestandsaufnahme an dabei, nicht als Bremser, sondern als Mitgestalter. Am Ende lag eine Dokumentation vor, die eine Prüfung übersteht. Genau so muss Cloud in der Verwaltung aussehen: nicht ab Werk konform, sondern sauber eingerichtet.

Der sichtbarste Unterschied steht im Keller. Dort läuft kein Mail-Server mehr, der gepflegt, gepatcht und gesichert werden will. Der wichtigste Unterschied ist aber unsichtbar, das Backup. Microsoft betreibt die Plattform, sichert aber nicht die Inhalte. Gelöschte Dateien liegen in OneDrive und SharePoint 93 Tage im Papierkorb, gelöschte Postfächer 30 Tage, danach ist Schluss. Deshalb sichert jetzt ein eigenes Backup mit Veeam täglich alle Postfächer und Dateien auf getrennten Speicher.

Und der Alltag? Die Homeoffice-Frage, die das Projekt mit angestoßen hatte, ist keine mehr. Mail, Kalender und Dateien sind von zu Hause genauso erreichbar wie im Amt, abgesichert mit zweitem Faktor. Wie so ein Arbeitsplatz sauber aufgesetzt wird, beschreibt unser Beitrag zum sicheren Homeoffice. Teams hat die interne Abstimmung spürbar verkürzt, gerade zwischen Rathaus und Außenstellen. Und die Verwaltung arbeitet mit Programmen, die laufend aktualisiert werden, statt auf das nächste Support-Ende zuzulaufen.

Bleibt die ehrliche Bilanz. Die Migration ist ein Projekt mit Anfang und Ende, der eigentliche Alltag von Microsoft 365 in der Kommune ist die Betreuung danach. Nutzer kommen und gehen, Lizenzen wollen angepasst, Sicherheitsmeldungen geprüft werden. Beides, Umzug und Betrieb, übernehmen wir im Rahmen unserer Leistung Microsoft 365 & Dienste. Wenn Ihr Exchange ähnlich klingt wie der aus diesem Bericht: Erstgespräch anfragen.