In die Cloud, aber zu Ihren Bedingungen

Nein, es gibt keinen Zwang, aber klare Fristen. Office 2016 und 2019 sind seit dem 14. Oktober 2025 ohne Sicherheitsupdates, Exchange Server 2016 und 2019 am Ende des regulären Supports. Office 2021 ist seit dem 13. Oktober 2026 ebenfalls ohne Updates. Wer auf diesen Versionen arbeitet, muss also handeln, nur nicht zwingend Richtung Cloud: Die Kaufversion Office LTSC 2024 läuft bis Oktober 2029, und Exchange lässt sich als Subscription Edition weiter im Haus betreiben. Wir rechnen beide Wege nüchtern durch und sagen auch, wenn Bleiben die schlechtere Rechnung ist. Auch Windows 10 ist seit Oktober 2025 ohne Updates, die Richtung ist also klar. Aber wann und wie Sie gehen, das entscheiden Sie.

Für ein Haus mit 20 bis 50 Arbeitsplätzen rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen vom ersten Gespräch bis zum letzten umgezogenen Postfach. Als Richtwert aus der Praxis: Ein Haus mit 40 Arbeitsplätzen und altem Exchange ist in rund drei Wochen umgestellt, ohne einen Tag Stillstand. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst eine kleine Testgruppe, dann der Rest in Etappen, die Umzüge selbst laufen abends und am Wochenende. Der alte Server bleibt als Rückfall bestehen, bis sich die neue Umgebung bewährt hat. Rathäuser planen wir um Sitzungen und Fachverfahren herum, Gasthäuser und Betriebe um Saison und Stoßzeiten. Ihr Tagesgeschäft hat Vorrang, immer.

Nein, Microsoft 365 ersetzt kein Backup, das ist der am meisten unterschätzte Punkt der ganzen Plattform. Microsoft sichert den Betrieb der Rechenzentren, nicht Ihre Inhalte: Gelöschte Dateien liegen in OneDrive und SharePoint 93 Tage im Papierkorb, gelöschte Postfächer 30 Tage, danach sind sie endgültig weg. Gegen versehentliches Löschen, ausscheidende Mitarbeiter oder einen Verschlüsselungstrojaner, der bis in die Cloud synchronisiert, hilft nur eine eigene Sicherung auf getrenntem Speicher. Wir richten das Backup für Microsoft 365 in der Regel mit Veeam ein: Postfächer, OneDrive, SharePoint und Teams, täglich gesichert und regelmäßig auf Wiederherstellung geprüft.

Microsoft 365 lässt sich in Behörden datenschutzkonform betreiben, aber nicht ab Werk und nicht ohne eigene Prüfung. Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden hielt 2022 den Nachweis mit Microsofts damaligen Vertragsunterlagen für nicht erbracht. Seitdem hat Microsoft nachgebessert, etwa mit der EU-Datengrenze seit Februar 2025, die Prüfung bleibt aber Aufgabe jeder Verwaltung. Dazu gehören EU-Datenstandort, begrenzte Diagnosedaten, Mehrfaktor-Anmeldung (Passwort plus zweiter Nachweis, etwa per Handy-App), der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und vor dem Start eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO. Wir stimmen das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Er kann bleiben, umziehen oder beides zugleich. Fakt ist: Exchange Server 2016 und 2019 haben seit dem 14. Oktober 2025 keinen regulären Support mehr, und Mail-Server sind seit Jahren das Lieblingsziel automatisierter Angriffe. Drei saubere Wege gibt es: der Umzug der Postfächer zu Exchange Online, der Umstieg auf die neue Exchange Server Subscription Edition im eigenen Haus, oder der hybride Betrieb, der beide Welten verbindet. Was passt, hängt von Fachverfahren, Datenlage und Budget ab, und genau das klären wir in der Bestandsaufnahme. Nur eines geht nicht mehr: den alten Server weiterlaufen lassen und hoffen, dass es niemand merkt.

Ja, genau dafür sind wir da. Nach der Umstellung beginnt der Alltag: neue Mitarbeiter anlegen, ausgeschiedene sauber deaktivieren, Lizenzen anpassen statt still weiterzuzahlen, Sicherheitsmeldungen prüfen statt wegklicken. Das übernehmen wir im Wartungsvertrag für Rathäuser, Schulen, Kitas und Betriebe rund um Ingolstadt, Pfaffenhofen, Kelheim und Eichstätt, von unserem Standort Vohburg aus. Sie erreichen feste Ansprechpartner per Telefon und Fernwartung, bei Bedarf kommen wir vorbei. Und wenn Microsoft mal wieder Funktionen umbaut oder umbenennt: Wir sortieren für Sie, was davon Ihren Betrieb wirklich betrifft. Kurz gesagt: Die Migration ist ein Projekt, die Betreuung eine Beziehung.

Die Wahl hängt davon ab, ob Office auf dem PC installiert sein muss und wie viel Geräteschutz Sie brauchen. Business Basic bringt E-Mail, Teams, OneDrive und SharePoint, Word und Excel laufen dort nur im Browser und auf Mobilgeräten. Business Standard enthält die installierbaren Office-Programme. Business Premium ergänzt Geräteverwaltung und Sicherheitsfunktionen wie bedingten Zugriff und ist aus unserer Sicht für viele Betriebe und Verwaltungen die vernünftige Grundausstattung. Die Business-Pläne gelten für bis zu 300 Benutzer, darüber folgen Enterprise-Pläne. Mischen ist erlaubt: Nicht jeder Arbeitsplatz braucht denselben Plan, und genau dort liegt oft Sparpotenzial.