Sauber starten. Entspannt wachsen

Ehrlich: Für die ersten Wochen funktioniert das, und genau darin liegt die Falle. Das private Postfach gehört einer Person, nicht der Firma. Verlässt sie das Team, gehen Kundenkontakte und Zugänge mit. Ein NAS im Schrank ist ein einzelner Speicher, kein Sicherungskonzept: Brennt es oder verschlüsselt ein Trojaner die Daten, ist beides weg. Und der Umzug auf saubere Firmenkonten wird mit jedem Monat aufwendiger, weil Verträge, Anmeldungen und Kundendaten daran hängen. Deshalb unser Rat: Richten Sie die Konten gleich richtig ein. Der Aufwand ist am Anfang am kleinsten.

Später als gedacht, aber früher als nie. Solange Ihr Team komplett in der Cloud arbeitet, liegt der wichtigste Schutz auf den Konten: Microsoft zufolge scheitern über 99 Prozent der automatisierten Anmeldeversuche an einem zweiten Faktor. Eine eigene Firewall wird Pflicht, sobald im Büro etwas Schützenswertes steht: ein Server, ein NAS, Prototypen oder Kundendaten auf eigener Technik. Nur fühlen Sie sich nicht zu klein für Angreifer: Laut BSI-Lagebericht trafen 80 Prozent der angezeigten Ransomware-Angriffe kleine und mittlere Unternehmen. Wir sagen Ihnen ehrlich, wann der Punkt erreicht ist, und vorher verkaufen wir Ihnen keine.

Das hängt von drei Dingen ab, und alle drei können Sie selbst steuern. Erstens die Zahl der Personen: Lizenzen für Microsoft 365 werden pro Kopf und Monat abgerechnet, das wächst und schrumpft mit dem Team. Zweitens die Geräte: vorhandene Notebooks übernehmen wir in die Verwaltung, neue beschaffen wir passend zur Aufgabe. Drittens der Anspruch: Wer Kundendaten verarbeitet oder Vorgaben von Auftraggebern erfüllen muss, braucht früher mehr Sicherheit als ein reines Zwei-Personen-Projekt. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot, in dem jede Position erklärt ist. IT für Startups muss kalkulierbar sein, sonst taugt sie nicht zum Wachsen.

Ja, das geht. IT für Gründer beginnt oft mit einer einzigen Frage: Trägt der Plan? Dafür reicht ein Beratungstermin. Danach können Sie selbst umsetzen und bekommen unsere Empfehlungen schriftlich mit. Diese Fragen kennen wir gut, auch aus den Gründerzentren der Region. Und wir wissen, wie sich das anfühlt: WS IT-Systeme ist 2018 selbst als kleines Team gestartet. Wenn Sie später doch Unterstützung wollen, setzen wir auf der Beratung auf, statt von vorn zu beginnen.

Für ein kleines Team in der Regel innerhalb einer Woche. Am Anfang stehen die Konten: Microsoft 365 einrichten, Postfächer und Dateiablage anlegen, Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren. Dann die Geräte: einrichten, verwalten, übergeben. Bis Tag fünf steht auch die Datensicherung, damit von Anfang an nichts verloren geht. Da wir in Vohburg sitzen, sind wir in Ingolstadt, Pfaffenhofen, Kelheim und Eichstätt schnell vor Ort, das meiste erledigen wir ohnehin per Fernwartung. Sie nennen uns den Starttermin, wir liefern die IT-Ausstattung dazu.

Beides funktioniert, entscheidend ist, womit Ihre Kunden und Ihre Software arbeiten. Tauschen Sie viele Word- und Excel-Dateien mit Auftraggebern, arbeiten Sie auf Windows-Notebooks oder setzt Ihre Branchensoftware auf Microsoft, ist Microsoft 365 meist die bessere Wahl; je nach Lizenz lassen sich damit auch die Geräte zentral verwalten. Google Workspace passt, wenn das Team fast nur im Browser arbeitet. Wir arbeiten täglich mit Microsoft 365 und richten es entsprechend oft ein. Wichtiger als die Marke sind ohnehin Firmenkonten statt privater Konten, ein zweiter Faktor auf jedem Zugang und eine Datensicherung, die nicht beim selben Anbieter liegt.

Weniger, als viele denken, aber das Richtige von Anfang an. Unsere Checkliste: eine eigene Domain mit Firmenkonten pro Person statt privater Postfächer, ein zweiter Faktor auf jedem Zugang, Notebooks, die zentral verwaltet werden, und eine Datensicherung, die nicht beim selben Anbieter liegt. Dazu eine Dateiablage mit Struktur und Rechte über Gruppen statt Einzelfreigaben. Firewall, Server oder Telefonanlage kommen erst, wenn der Betrieb sie wirklich braucht. So entsteht Firmen-IT ohne Altlasten, die bei zwanzig Leuten noch trägt.

Die DSGVO gilt ab dem ersten Kundendatensatz, nicht erst ab einer bestimmten Größe. In aller Regel brauchen Sie von Anfang an ein Verzeichnis der Verarbeitungen (Art. 30 DSGVO), Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Dienstleistern wie Microsoft (Art. 28) und technische Schutzmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Anmeldung, Verschlüsselung und Backup (Art. 32). Einen Datenschutzbeauftragten verlangt § 38 BDSG, sobald mindestens 20 Personen ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten. Die Technik setzen wir so auf, dass sie diese Pflichten erfüllt. Rechtsberatung leisten wir nicht.