Kita-Apps brauchen mehr als gutes WLAN.

Lange bestand die Kita-EDV aus einem PC im Leitungsbüro. Heute sieht das schon komplett anders aus. Zwei bis sechs Tablets für die Gruppen, die Kita-App mit Cloud-Anbindung, digitale Anwesenheitslisten, dazu oft eine neue Telefonanlage und ein NAS für die Dateiablage. Jedes Teil für sich ist klein, in Summe entsteht eine richtige kleine IT-Landschaft, meist ohne, dass es vorher jemand richtig geplant hätte.

Der Unterschied zum Büro ist, dass es in der Kita niemanden gibt, der nebenbei IT macht. Die Technik muss von allein laufen, und wenn nicht, muss jemand erreichbar sein, der sie kennt.

Genau daran sollte sich jede Kaufentscheidung messen lassen. Nicht das Gerät mit der längsten Ausstattungsliste gewinnt, sondern das, dessen Ausfall am wenigsten stört und am schnellsten behoben ist. Für den Träger heißt das, lieber wenige, einheitliche Komponenten mit klarem Betreuungsweg als ein bunter Gerätezoo, den am Ende niemand mehr überblickt.

Kindergärten sind selten Neubauten mit Leerrohren. Typisch sind Bestandsgebäude mit dicken Wänden, Anbauten aus verschiedenen Jahrzehnten und verwinkelten Grundrissen. Ein einzelner Router deckt das nie ab, egal wie teuer er war.

Der belastbare Weg ist derselbe wie bei unseren Schulprojekten, nur eine Nummer kleiner: erst messen, dann montieren. Eine WLAN-Ausleuchtung zeigt, wo Zugangspunkte wirken. In einer typischen Kita mit vier bis sechs Gruppenräumen landen wir meist bei zwei bis vier fest montierten Access Points, angebunden über die vorhandene oder eine vom Elektriker schlank ergänzte Verkabelung. Dazu gehört die saubere Trennung: das Arbeits-WLAN für Tablets und Verwaltung getrennt vom Gäste-WLAN für Eltern und Praktikanten, mit der Firewall als Schiedsrichter dazwischen.

Fotos vom Sommerfest sind personenbezogene Daten von Kindern. Sie gehören in ein verschlüsseltes, getrenntes Netz, nicht ins selbe WLAN, in dem Besucher surfen.

Bei den Tablets zählt weniger die Rechenleistung als die Robustheit: stabile Hüllen, lange Akkulaufzeit, zentrale Verwaltung. Bewährt hat sich, die Geräte fertig eingerichtet zu übergeben. App vorinstalliert, Konten angelegt, Einschränkungen gesetzt, damit aus dem Dokumentations-Tablet kein Spielgerät wird.

In der Praxis reicht meist ein Tablet je Gruppe plus ein Gerät für die Leitung; wichtiger als die Stückzahl ist der feste Platz mit Ladehalterung, damit das Gerät morgens einsatzbereit ist, und ein vereinbarter Weg für den Defektfall, damit die Dokumentation nicht wochenlang stillsteht. Die Beschaffung samt Einrichtung übernehmen wir aus einer Hand, so wie bei Schul-Tablets auch.

Damit die App-Einführung kein Blindflug wird, hat sich diese Reihenfolge bewährt.

1. Bestandsaufnahme: Gebäude begehen, Anschluss und Verkabelung sichten, WLAN messen. Danach ist klar, was das Haus hergibt, und was fehlt.
2. Netz zuerst: Arbeits- und Gäste-WLAN trennen, Firewall-Regeln setzen. Erst wenn das Fundament steht, lohnen sich Geräte.
3. Geräte fertig eingerichtet übergeben: Tablets mit App, Konten und Einschränkungen, dazu eine kurze Einweisung für das Team. Eine Stunde gut investierte Zeit erspart wochenlange Rückfragen.
4. Betrieb regeln: Wer tauscht ein defektes Tablet, wer spielt Updates ein, wen ruft die Leitung bei Störungen an? Ein fester Ansprechpartner mit Fernwartung deckt den Kita-Alltag fast vollständig ab.

Häufig hängt an so einem Projekt gleich die nächste Baustelle: Die Telefonanlage ist ebenso alt wie der Router, die Klingel- und Türsprechanlage soll mit ins neue Netz, und der Hort im Nebengebäude will auch versorgt werden. Genau deshalb lohnt der Blick aufs Ganze statt auf die einzelne App, mehr dazu im Beitrag über die Ablösung alter Telefonanlagen.

Der Teil, der bei der App-Einführung am häufigsten untergeht, steht in keinem Prospekt: Eine Kita-App verarbeitet personenbezogene Daten von Kindern, und die genießen unter der DSGVO besonderen Schutz. Drei Dinge müssen vor dem Start geregelt sein:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Der App-Anbieter verarbeitet Daten im Auftrag des Trägers. Ohne unterschriebenen AVV ist der Betrieb schlicht nicht zulässig. Dazu gehört die Frage, wo die Server stehen. Anbieter mit Hosting in Deutschland oder der EU ersparen dem Träger viel Prüfaufwand.
• Einwilligungen der Eltern: Fotos und Entwicklungsdokumentation brauchen eine informierte, freiwillige Einwilligung, pro Kind und widerrufbar. Die App sollte abbilden können, dass ein Kind auf Gruppenfotos nicht erscheint.
• Rollen und Zugriffe: Wer sieht welche Gruppe, was passiert beim Personalwechsel, wer löscht Daten nach dem Kita-Austritt? Diese Fragen beantwortet man einmal sauber, dann trägt die Lösung Jahre.

Da viele Träger kommunal sind, greifen dieselben Regeln wie im Rathaus, inklusive Datenschutzbeauftragtem. Der Vorteil: Wer die Kita ohnehin an die Träger-IT anbindet, erbt deren geregelte Prozesse gleich mit, statt alles je Einrichtung neu zu erfinden.

Der wichtigste Rat zum Schluss. Die Kita-IT sollte nicht als Einzellösung wachsen. Backup, Updates, Telefonie und Support lassen sich deutlich günstiger und sicherer organisieren, wenn die Einrichtung an die IT ihres Trägers angebunden ist, dazu mehr im Beitrag Warum die Kita-IT ins Rathaus gehört.

Wenn Ihre Kita gerade eine App einführt oder die Ausstattung erneuert: Wir schauen uns Gebäude und Bestand an und sagen Ihnen ehrlich, was nötig ist und was nicht. Kontakt aufnehmen.